Potenciál zlepšenia v podnikových procesoch
Potenciál zlepšenia predstavuje zásadný manažérsky koncept, ktorý slúži ako objektívne kritérium pre formulovanie cieľov podniku. Tento pojem umožňuje:
- hodnotiť dosahovanie strategických cieľov podniku,
- posudzovať plnenie taktických cieľov,
- monitorovať a hodnotiť výkonnosť podnikových procesov.
Potenciál zlepšenia možno rozlíšiť na dve základné formy:
- absolútny potenciál zlepšenia,
- reálny potenciál zlepšenia.
Absolútny potenciál zlepšenia podnikových procesov
Absolútny potenciál zlepšenia sa chápe ako ideálny stav procesov v podniku, ktorý definuje optimálny spôsob vykonávania kľúčových aktivít a činností. Tento koncept je neoddeliteľne spätý s tvorbou a formuláciou podnikovej stratégie, keďže reprezentuje „najlepší možný“ model realizácie procesov.
Význam kľúčových aktivít v procese
Kľúčové aktivity predstavujú také činnosti alebo skupiny činností (vrátane podprocesov), ktoré majú významný vplyv na:
- produktívnosť a efektívnosť procesov,
- pridávanie hodnoty v rámci jednotlivých procesov,
- synergické prepojenie procesných prvkov,
- využívanie konkurenčných výhod podniku,
- nákladovú efektivitu – potenciál úspor nákladov,
- zvyšovanie operačnej výkonnosti a efektívnosti.
Kľúčová aktivita sa považuje za takú, ak splňuje aspoň jednu z vyššie uvedených podmienok a tvorí základný faktor úspechu podniku.
Odlišnosť kľúčových aktivít od bežných činností
Bežné aktivity alebo činnosti procesu predstavujú základné nedeliteľné jednotky procesov, ktoré vykonávajú transformáciu vstupov na výstupy. Zvyčajne ide o operácie vykonávané kontinuálne, jedným pracovníkom alebo tímom na jednom pracovisku. Na rozdiel od kľúčových aktivít však tieto činnosti nemajú priamy význam pre strategickú efektívnosť, môžu byť evidenčné, manipulačné alebo transportné a neraz sú nevyhnutné, no nezvyšujú pridanú hodnotu.
Metódy stanovenia absolútneho potenciálu zlepšenia
Pre definovanie absolútneho potenciálu zlepšenia kľúčových aktivít sa využívajú tieto prístupy:
- Best Practices – overené najlepšie praktiky, ktoré predstavujú aktuálne alebo budúce optimálne riešenia realizácie kľúčových aktivít,
- Benchmarking – systematické porovnávanie výkonnosti s vedúcimi podnikmi v odvetví, alebo s ustanovenými štandardmi, ktoré slúžia ako etalón výkonnosti.
Limity absolútneho potenciálu zlepšenia
Limity absolútneho potenciálu zlepšenia predstavujú všetky okolnosti, ktoré bránia podniku dosiahnuť teoreticky najlepší výkon procesov. Tieto limity možno rozdeliť na:
- interné limity procesov,
- externé limity procesov,
- hmotné limity procesov,
- nehmotné limity procesov.
Charakteristika a riešiteľnosť limitov
Interné limity sú zvyčajne ovplyvniteľné v rámci podniku prostredníctvom implementácie strategických iniciatív a optimalizácie vnútorných zdrojov. Naopak externé limity sú mimo priameho dosahu podniku, no je možné ich minimalizovať zmenou trhovej stratégie alebo ich rešpektovať pri formulovaní firemnej stratégie.
Príklady typických limitov v procesoch
- Externé nehmotné limity: konkurenčné postavenie, legislatívne požiadavky, trhové bariéry, colné a kultúrne obmedzenia alebo menové výkyvy.
- Externé hmotné limity: obmedzenia v logistike, nedostatok materiálových zdrojov.
- Interné nehmotné limity: personálna politika, cenová stratégia, podnikové know-how, interné smernice a IT podpora.
- Interné hmotné limity: výrobné kapacity, technická vybavenosť, finančné zdroje, kvalita produktov a ponuka výrobkov a služieb.
Reálny potenciál zlepšenia procesov
Reálny potenciál zlepšenia predstavuje dosiahnuteľný a pragmatický stav výkonnosti podnikových procesov, ktorý počíta s existujúcimi limitmi a ich možnou elimináciou v strednodobom alebo krátkodobom časovom horizonte.
Rozdiel medzi absolútnym a reálnym potenciálom zlepšenia
Kým absolútny potenciál zlepšenia je ideálna, často nedosiahnuteľná a dlhodobo orientovaná vízia, reálny potenciál zlepšenia sa sústreďuje na praktické a realizovateľné zlepšenia, ktoré prinášajú okamžité a udržateľné benefity pre podnik.
Časové horizonty pri definovaní reálneho potenciálu zlepšenia
Reálny potenciál sa hodnotí v rôznych časových rezách, ktoré umožňujú postupnú implementáciu zlepšení:
- Reálny potenciál zlepšenia 1: horizont do 12 mesiacov,
- Reálny potenciál zlepšenia 2: horizont do 24 mesiacov,
- Reálny potenciál zlepšenia 3: horizont do 36 mesiacov,
- Reálny potenciál zlepšenia 4: horizont nad 36 mesiacov.
Obmedzenia reálneho potenciálu zlepšenia
Pri stanovovaní podnikového cieľa je nevyhnutné starostlivo analyzovať, ktoré limity je možno odstrániť v stanovených časových rámcoch. Niektoré externé a nehmotné limity sú totiž v krátkodobom a strednodobom horizonte ťažko eliminovateľné, pričom reálny potenciál zlepšenia najmä reflektuje odstránenie interných prekážok a zlepšovanie procesov v rámci dostupných možností. Limity majú dynamický charakter, menia sa v čase v závislosti od životného cyklu podniku.
Druhy efektov dosahovaných realizáciou reálneho potenciálu zlepšenia
Dosiahnutie reálneho potenciálu zlepšenia prináša podnikateľom výhody formulované vo forme:
- tvrdých efektov, ktoré sú číselne vyjadriteľné a dajú sa previesť do finančných ukazovateľov za určité obdobie (napr. ročné úspory nákladov, zvýšenie produktivity),
- mäkkých efektov, ktoré sú kvalitné alebo nehmotné, ťažko kvantifikovateľné finančne, no sú významné pre dlhodobý rozvoj a konkurencieschopnosť (napr. zlepšenie firemnej kultúry, zvýšenie odbornosti zamestnancov).
Príklady tvrdých a mäkkých efektov zlepšenia procesov
- Tvrdé efekty
- Úspora pracovnej sily, zníženie skladových zásob hotových výrobkov, zníženie rozpracovanej výroby a nákladov na dopravu.
- Mäkké efekty
- Zvýšenie odbornosti zamestnancov, posilnenie kvality podnikovej kultúry, vylepšenie kvality a dizajnu výrobkov.
