Informácie
Slovo informácia pochádza z latinského slova „informo“ čo v preklade znamená prenášanie správ, oznámenie, ale aj znázornenie, opísanie niečoho. „Pôvodne pod informáciou bola chápaná správa, údaj, číslo vo všeobecnosti. S rozvojom teórie systémov sa pojem informácia konkretizoval, hoci si pritom zachoval aj svoj prvotný význam a začal sa používať v presnejšom zmysle pre označenie správ, vedomostí pozorovateľa o systéme a prostredí jeho fungovania.“ Autorka Švarcová definuje informáciu ako ,,poznatok o určitej skutočnosti, predmetu alebo javu zachytenom v sprístupniteľnej forme, využiteľný pri prispôsobovaní sa človeka životnému prostrediu.“ Aby človek mohol nadobudnúť informáciu, musí zachytiť podnet z okolia, ktorý je v mozgu zaznamenaný, ďalej subjektívne spracovaný a následne odovzdaný okoliu. Každý príjemca informácie vníma zachytený impulz z okolia na základe iných kritérií a znalostí, v mysliach sa v konečnom dôsledku značne odlišujú. ,,Informácie sú také oznámenia, ktoré príjemca vie interpretovať, považuje ich za pravdivé a kompletné v potrebnej miere a je kompetentný v konkrétnom čase a priestore ich využiť.“
Údaje
Informácia je teda údaj, ktorý prijímaný subjekt považuje za podstatný pre jeho existenciu, ktorému správne porozumel, má snahu zapamätať si ho a realizovať prostredníctvom prijatej znalosti svoje bytie. Informáciu možno len vtedy považovať za informáciu, keď v sebe zahŕňa obsah, ktorý prijímateľ pochopí. V opačnom prípade možno konštatovať, že nešlo o informáciu ale o nejasný šum alebo nepochopený podnet z okolia.
Dáta
„Dáta sú väčšinou chápané ako štatistické fakty, časovo nezávislé. Odrážajú stav reality v určitom časovom okamihu, a preto sa nedajú meniť. Dajú sa len získať nové dáta o realite v inom časovom okamihu. Zmyslom spracovania dát je vytvorenie informácie.“ V porovnaní s informáciou, ktorá je chápaná jednotlivcami veľmi subjektívne, dáta keď sú už raz všeobecne dané, za žiadnych okolností nedôjde k vytvoreniu si individuálneho obrazu ani k ich zmene.
,,Údaje, dáta sú oznámenie, ktorým subjekt nerozumie a nemôže ich využiť. Dokáže však rozlíšiť ich syntaktický aspekt, ich nositeľov, napr. abecedné a číselné znaky, grafy a tabuľky.“ Údaje a dáta môžu prečítať rôzne zariadenia a mechanizmy výpočtovej techniky a v neposlednom rade aj ľudia, kým informácie existujú len vo vzťahu k osobám. Údaj v porovnaní s informáciou je ,,skratkové profesionálne označenie pre čísla, text, zvuk, obraz, príp. ďalšie zmyslové vnemy ako čuch, hmat.“ Manažéri potrebujú prácu s informáciami, na rozdiel od počítačov, ktoré pracujú iba s dátami a údajmi. Na základe získaných informácií sa jednotlivec môže rozhodnúť pre určitú variantu, na druhej strane údaj a dáta manažérom rozhodovanie veľmi neuľahčia, z dôvodu ich všeobecnej platnosti v celej spoločnosti.
Klasifikácia informácií
Autori jednotlivých publikácií uvádzajú nespočetné množstvo klasifikácií informácií. Z veľkého množstva sú uvedené len rozdelenia z niekoľkých hľadísk.
,,Podľa obsahu zobrazovaných procesov môžeme z pohľadu manažéra rozdeliť informácie na:
- ekonomické,
- neekonomické.“
Ekonomické informácie sa týkajú ekonomických činností organizácií, môže ísť o informácie o nákladoch, výnosoch, tržbách, obrate, zisku, úveroch, bankách, a pod. Neekonomické informácie nesúvisia s ekonomickou činnosťou podniku, sú zamerané napr. na vybavenie organizácie strojmi a zariadeniami, na výkony strojov a presnosť strojov.
,,Podľa pôvodu informácií využívaných pri riadení ekonomických systémov môžeme rozdeliť informácie na:
- informácie vonkajšie (externé),
- informácie vnútorné (interné).“
Externé informácie môžu byť voľne dostupné pre organizáciu, záleží len na manažéroch, z akej oblasti ich budú čerpať.
,,Externé informácie môže organizácia rozdeliť na:
- informácie z prieskumu potrieb,
- informácie z prieskumu spotrebiteľov,
- informácie z prieskumu výrobkov.“
Manažérom môžu poskytnúť potrebné informácie z okolia podniku zákazníci prostredníctvom výskumu individuálnych požiadaviek, odberatelia, dodávatelia ale aj samotný trh pomocou samotnej ponuky produktov.
Interné informácie má podnik k dispozícii v rámci prebiehajúcich procesov vychádzajúcich z vnútornej štruktúry podniku. ,,Ich úlohou je zabezpečiť informovanosť pracovníkov rôznych stupňov riadenia o:
- cieľoch
- programoch,
- stave podnikových zdrojov,
- priebehu príslušných procesov.“
,,Podľa postavenia informácií v systéme riadenia môžeme rozlišovať informácie:
- operatívne,
- taktické,
- strategické.“
Operatívne informácie potrebujú línioví manažéri pri pravidelných problémoch vznikajúcich dennodenne v rámci pracoviska. Taktické informácie sú neodmysliteľné na strednej úrovni riadenia organizácie, sú zamerané na hľadanie spôsobov a prostriedkov, prostredníctvom ktorých dosiahne organizácia vytýčený cieľ. Strategické informácie sú najtypickejšie pre vrcholový manažment, ktorý prostredníctvom dlhodobých úloh formuluje a stanovuje stratégiu, ktorou sa bude organizácia dlhodobo uberať.
,,Podľa stupňa agregácie informácií možno rozlišovať informácie:
- prvotné
- druhotné.“
Prvotné informácie odrážajú skutočnú realitu konkrétnych javov, situáciu v ktorej jednotlivá informácia v skutočnosti vznikla, a v ktorej naozaj proces prebehol. Pre svoju prácu potrebuje najčastejšie prvotné informácie manažér najnižšej úrovne riadenia. Druhotné informácie sú odvodené od prvotných informácií. Stvárňujú priebeh skutočností len sprostredkovane.
Informácie sa z časového hľadiska členia na informácie ,,vzťahujúce sa na:
- minulosť (ex-post),
- budúcnosť (ex-ante),
- prítomnosť (reálny čas).“
Informácie ex-post sa najčastejšie využívajú v štatistike na vypracovávanie štatistických výskumov z minulých období. Ex-ante sú typ informácií, ktoré prognózujú budúci stav informácií, prostredníctvom nich sa zostavujú plány na nasledujúce roky. Informácie prítomnosti zachytávajú realistickú etapu.